Многим компаниям в процессе работы приходится сталкиваться с переездами: кто-то решает расшириться, кто-то — сменить помещение на более компактное. Но есть одно общее желание — сделать релокацию комфортной без серьезного перерыва в рабочем процессе. Особенно если нужно оставаться на связи с клиентами, держать под рукой важные документы. Чтобы переезд прошел успешно, готовиться к нему необходимо заранее.
Для многих владельцев компаний переезд является настоящей катастрофой. Без четкого планирования существует риск снизить эффективность работы. Считается, что оптимальный срок, за который нужно планировать переезд — 5-7 месяцев. Если офис небольшой, то его можно сократить до 2 месяцев. Так получится пережить это мероприятие менее болезненно.
Этапы переезда
Четко следуя нашим рекомендациям, ваша релокация пройдет без ненужной суеты, форс-мажоров.
1. Вовлекайте персонал
Планируете заниматься организацией самостоятельно? Постарайтесь задействовать для этого как можно больше сотрудников, а лучше — сразу всех. Так вы быстрее упакуете документы, оргтехнику, мебель. Не забудьте назначить одного ответственного сотрудника, который будут контролировать процесс, следить, чтобы все шло четко по плану.
2. Переезд — отличный повод для ревизии
В любом офисе за время работы может накопиться много ненужной мебели, вышедшей из строя техники. Поэтому стоит провести ревизию. Это позволит не только сократить количество упаковочного материала, но и сэкономить силы, время на погрузку. На новом месте вам точно не понадобятся неработающие принтер и телефон, сломанный офисный стул.
3. Изучите инфраструктуру нового офиса
Посмотрите, сколько доступно розеток, есть ли возможность проложить сети и т. д. Это очень важный момент, ведь без интернета, телефонии организовать работу на новом рабочем месте быстро точно не получится.
4. Составьте план нового помещения
Уделите внимание планировке отделов, рабочих мест. Если пренебречь этим, вы соберете все коробки и мебель в одном месте. Среди сформировавшейся кучи будет сложно понять, что и кому принадлежит. Никто не захочет тратить свое время на разбор вещей, а тем более — совмещать эту деятельность с обслуживанием клиентов, решением производственных задач. Определите, где и кто будет сидеть, продумайте места для размещения офисной техники, отдыха. Этот план передайте работникам, которые несут ответственность за разгрузку машины. Кстати, не вся офисная мебель способна пережить разборку, сборку. Поэтому в некоторых случаях лучше купить новую, чем платить за перевозку старой.
5. Подпишите коробки
Хорошо, если коробки будут закреплены за конкретным сотрудником и пронумерованы. Упаковку вещей тоже стоить доверить работникам, ведь они лучше знают, какие вещи им пригодятся, а какие можно не брать.
6. Не экономьте на упаковочных материалах
Сохранность оргтехники, мебели зависит от упаковки. Нужно приобрести достаточное количество больших коробок для техники. Для мебели подойдет стрейч-пленка, для хрупких предметов — пузырчатая пленка.
7. Подберите правильный транспорт
Машина должна быть вместительной — чем больше в ней места, тем лучше для вещей (не придется рисковать, ставя коробки друг на друга). Это обезопасит от повреждения офисной техники. Ценные документы упаковываются и перевозятся отдельно.
8. Проинформируйте сотрудников, клиентов заранее
Выберите и назначьте дату переезда. Сотрудники должны закончить все свои дела, а клиенты — запланировать визиты в новый офис. Лучше всего организовывать переезд в выходные дни — вы не будете прерывать рабочий процесс, не станете рисковать репутацией компании. Но если выделить выходной день не получается, переезд можно организовать и в будний день.
Переезд только на первый взгляд кажется сложным процессом. Если вы придумали план заранее, у вас получится очень быстро наладить все производственные процессы. Желаем вам удачного переезда!
