Оформление пространства в офисе — важный этап при подготовке рабочих мест для сотрудников. Ошибки в этом деле могут негативно отразиться на продуктивности. Если подойти к нему без должного внимания, работникам будет тяжело сосредоточиться на задачах. Качество работы связано с тем, что окружает сотрудников, а также с условиями труда.
Мы собрали главные ошибки в организации рабочих мест, приводящие к прокрастинации и снижению мотивации сотрудников. Их нужно учитывать при оформлении офисов.
Сотрудник лишен личного рабочего места
Офисы обустраивают с учетом трендов. Популярен коворкинг, когда сотрудники меняют рабочие места. Такая свобода оправдана, если речь идет об организации, работа в которой предполагает решение задач за ноутбуками. Однако в классическом отделе продаж это не сработает. Менеджер будет вынужден регулярно переносить документы, стикеры и папки, что приведет к потере важных файлов и снижению эффективности.
Если сотрудник имеет закрепленное рабочее место, подготовка у него занимает 5-10 минут. Но если каждый день искать новый стол, потребуется уже 30-40 минут, которые уйдут на распределение вещей и документов, включение ноутбука, запуск рабочих программ. Поскольку стол не закреплен, в конце рабочего дня сотруднику придется освободить место — все забрать и убрать за собой. На организацию комфортной среды в день будет уходить минимум час, что неэффективно.
Как решить проблему? Организовать для каждого сотрудника личное рабочее место. Чтобы избежать недовольства, конфликтов, предварительно лучше поговорить с работниками и узнать об их предпочтениях. Например, кому-то комфортно работать, сидя спиной к окну, а кто-то захочет расположиться около входа. Эти нюансы лучше обсудить, чтобы создать комфортную атмосферу для каждого.
Если в компании принят гибкий формат работы, когда сотрудники приходят в офис не каждый день, стоит прибегнуть к методу бронирования мест. Это можно делать через мобильное приложение, где есть виртуальная карта офиса. С его помощью менеджер сможет занять нужный стол на время. При этом необязательно создавать программу с нуля — такие приложения уже существуют.
Чтобы менеджеру не пришлось после каждого рабочего дня уносить документацию и технику домой, продумайте места для хранения личных вещей. Шкафчики можно укомплектовать мебельными замками.
В подборе техники не учтены пожелания специалиста
Большая часть компаний действует шаблонно, закупая в офисы одинаковые компьютеры. С одной стороны, это удобно и выгодно для организации. Можно купить технику оптом, договорившись о скидке. С другой стороны, от этого будут страдать сотрудники, поскольку под разные задачи требуются разные компьютеры.
Как решить проблему? Закупать компьютеры и ноутбуки, учитывая профессиональные обязанности работников. Если специалист регулярно выезжает на деловые встречи, ему потребуется компактный и легкий ноутбук (не более 1,5-2 кг). Если речь идет о дизайнере, который работает в офисе, выберите мощный ноутбук или стационарный компьютер. Так вы сможете подобрать технику, учитывая специфику работы каждого специалиста.
Решение установить одинаковые компьютеры в офисе может быть правильным, если все сотрудники решают идентичные задачи, а также работают с программами, не требующими высокой производительности от ПК. Например, 1С, Microsoft Office, простые видеоредакторы.
Нет дополнительного монитора
Задачи большинства менеджеров предполагают работу сразу в нескольких программах и вкладках, которые часто должны быть открыты одновременно. Такое встречается в деятельности дизайнеров, архитекторов, аналитиков, когда открываются таблицы, графические приложения, рекламные кабинеты. На небольшом ноутбуке работать с этими программами невозможно, а с одним монитором открыть сразу несколько программ не получится.
При работе с таблицами экран с небольшой диагональю не подойдет, так как будут отображаться не все колонки. Специалисту придется регулярно прокручивать бегунок, что неудобно и отнимает время. Чтобы комфортно работать с такими программами, нужен монитор с диагональю 24 дюйма. Если процесс предполагает запуск большого количества приложений, нужно выбрать монитор на 27 дюймов или установить второй экран.
Как решить проблему? Выберите монитор, к которому можно подключиться с ноутбука. Также обратите внимание на модели с функцией защиты зрения и креплениями, позволяющими регулировать высоту и угол наклона.
Слишком большой или маленький рабочий стол
Для экономии места в офисах часто устанавливают столы с минимально допустимой рабочей зоной (около 60х70 см на человека). Однако эти размеры неудачны, поскольку на такой площади невозможно разместить монитор, клавиатуру, рабочую документацию. Если специалисту потребуется сконцентрироваться на отдельном документе, ему придется расчищать место. И это будет повторяться каждый раз.
Как решить проблему? Выберите комфортные столы, имеющие просторную рабочую зону. Столешница должна быть около 120-130 см в длину. Этой площади достаточно, чтобы установить ноутбук или монитор, разместить органайзер для хранения документов, личные вещи.
Если специалист регулярно встречает клиентов и проводит собеседования, в центре стола нужно оставить свободное место. Это необходимо для улучшения коммуникации, когда между работником и гостем нет визуального барьера. С учетом этой особенности подойдет стол со столешницей от 180 до 200 см.
Однако покупать стол со слишком длинной столешницей (более 200 см) непрактично. Конструкция будет занимать много места, а до углов будет непросто дотянуться. В результате эти участки останутся невостребованными. Если сотрудник просит увеличить рабочую зону, рассмотрите угловые модели.
Неудобный или неудачный стул
Из-за неэргономичного кресла сотрудник будет мучиться с болями в пояснице и шее, что точно снизит его продуктивность. Если специалист вынужден ежедневно сидеть на стуле, где плоская спинка, а также не регулируется высота, ему придется чаще делать перерывы, чтобы размяться.
Как решить проблему? При выборе кресел в офис нужно отдавать предпочтение моделям, которые позволяют регулировать высоту сиденья и имеют поясничный упор. Такая конфигурация поможет поддерживать естественное положение позвоночника, держать правильную осанку.
Стоит выбирать кресла, в которых регулируется высота подлокотников. Благодаря размещению рук на одном уровне со столешницей снижается нагрузка на шею и плечи. Кроме того, такая модель подойдет для человека с любым ростом. Если кресло достанется новому работнику, он сможет подстроить мебель под свою комплекцию.
Нет систем хранения
Непрактичное размещение документов — хранение все в одной стопке. Из-за этого быстро найти нужный файл не получится, так как придется перетрясти все. Кроме того, это приведет к регулярным беспорядкам на рабочем столе и потере важной документации.
Как решить проблему? Продумайте систему хранения, которой будет удобно пользоваться. Можно пойти простым путем и установить органайзер на несколько отсеков. Это могут быть пластиковые лотки, которые ставятся напротив друг друга и не занимают много места. Они позволяют удобно распределять документы. Например, один отсек можно отвести под важные бумаги, другой — под текущие заметки. Каждая категория при этом может быть отмечена стикером.
Если площадь офиса позволяет, около рабочего стола сотрудника можно установить полку или шкаф для хранения папок. Под большим столом целесообразно разместить компактную тумбочку. Специалист сможет там хранить отработанные документы. Чтобы рабочее место не захламлялось, используйте клипсы для проводов. Они помогут поддерживать порядок на столе.
Некомфортная температура
Сотрудники не смогут работать в полную силу, если в офисе нет кондиционера. Обратная ситуация — когда в помещении столбик на термометре опускается ниже 16 °С. Специалисты будут больше думать о том, как согреться и выпить чашку кофе, а не о задачах.
Как решить проблему? Установите кондиционер, который будет поддерживать комфортную температуру зимой и летом.
Для офисного помещения подойдет сплит-система, которая монтируются на потолок и направляет воздух сразу в четыре стороны. Особенность модели в том, что каждый поток настраивается отдельно. Это идеальное решение, когда одним душно, а другие замерзают. Для охлаждения есть и другие варианты. Например, портативные вентиляторы. Их можно предложить работникам, которые хуже остальных переносят жару.
Однако сотрудники, находящиеся под потоками холодного воздуха, будут часто простужаться. Чтобы этого не допустить, поставьте столы так, чтобы они не попадали под сопла кондиционера. Подумайте, кому стоит отдать пульт. Это поможет избежать конфликтов на работе.
Как организовать рабочую зону для сотрудника?
- Для каждого менеджера создайте свое рабочее пространство, установив удобную мебель. Столешница должна быть минимум 120 см в длину, а кресло иметь подлокотник, регулировку по высоте, поясничный подпор.
- При покупке офисной техники не забывайте про потребности специалистов. Для мобильных менеджеров выбирайте легкие ноутбуки, для сотрудников, работающих в офисе, — стационарные компьютеры. Монитор должен иметь диагональ 24 дюйма.
- Организуйте место для хранения рабочей документации. Это может быть настольный лоток или органайзер, имеющий несколько полок. Если позволяет место — установите небольшой шкаф или тумбочку.
- Чтобы сотрудники работали с комфортом, предусмотрите кондиционер, производительности которого будет достаточно для вашего офиса. Дополнительное оборудование должно работать как на охлаждение, так и на обогрев воздуха. Сплит-системы дороже, однако позволяют регулировать воздушные потоки.
